e-Defter, yasal defterlerin kâğıt yerine elektronik ortamda tutulması ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın onayıyla saklanmasıdır. Uygulama yıllar içinde genişledi ve bugün orta ölçekli işletmelerin büyük kısmı kapsamda. Geçiş zorunluluğu doğan işletmeler için en sık sorulan soruları bir araya getirdik. Aşağıda temel kuralları özetledik.
e-Defter nedir?
Yevmiye defteri ve büyük defter, standart bir elektronik formatta oluşturulur ve mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır. Ardından Gelir İdaresi sisteminden berat adı verilen onay dosyası alınır. Kâğıt defterlerdeki noter onayının yerini bu berat alır.
Kimler geçmek zorunda?
e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler, kural olarak e-Defter'e de geçmek zorundadır. e-Fatura zorunluluğu ise brüt satış hasılatı belirlenen sınırı aşan ya da belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için doğar. Sınır değişebildiği için her yıl kontrol edilmesi gerekir.
Berat yükleme süreleri
Aylık dönemlere ait beratlar, genel olarak ilgili ayı izleyen üçüncü ayın sonuna kadar yüklenir. Örneğin ocak ayının beratı nisan sonuna kadar yüklenmelidir. Hesap döneminin son ayına ait berat için ise yıllık beyannamenin verildiği ayın sonuna kadar süre tanınır.
Saklama yükümlülüğü
e-Defter dosyalarının ve beratların vergi mevzuatı açısından en az beş yıl, Türk Ticaret Kanunu açısından ise on yıl saklanması gerekir. Dosyaların bir kopyasının Gelir İdaresi sistemine de gönderilmesi zorunludur.
En sık yapılan hatalar
Berat yüklendikten sonra kayıtlarda değişiklik yapmak, mali mührün süresinin dolduğunu fark etmemek ve yükleme tarihini son güne bırakmak en yaygın sorunlardır. Geç yüklenen beratlar usulsüzlük cezasına neden olabilir.
Geçişe nasıl hazırlanmalı?
Mali mühür başvurusunu erken yapın, muhasebe programınızın e-Defter modülünü test edin ve hesap planınızı gözden geçirin. Geçişi mali müşavirinizle birlikte planlamak, ilk ayların sorunsuz geçmesini sağlar. Gönüllü olarak e-Defter'e geçmek de mümkündür; kâğıt defter tasdiki ve arşiv yükünden kurtulmak isteyen işletmeler için bu seçenek değerlendirilebilir.
Bir yanıt yazın